若是要將向上管理總結成一句話：老闆最怕的事情，不是「煩」，而是「驚嚇」，因為驚嚇會讓原本正常的事情，都變成急事，而且拿來擦屁股要花的時間與力氣，常常遠大於一開始做事情的力氣。
對上司而言，「機靈的部屬」是時時體察上司的立場和心情，能事先採取行動的部屬。例如，上司要你「這份資料影印五份」。依據如何處理這個交辦事項，就能知道這個部屬「機靈」的程度。遲鈍的部屬會把影印好的資料整疊交給上司。一般程度的部屬會用釘書機把每一份釘好，讓資料可以隨時發下去，這樣是最低限度的體貼。機靈的部屬則會確認「資料會在什麼狀況發給什麼對象」，決定是否「放入資料夾」，甚至考慮到要把資料帶走的情況，貼心設想「先準備好能裝資料的信封袋」等。
機靈的人未必是成績優異或行事高調的人。
在職場上對於處理上司交辦的小事，若能展現出比別人更貼心的一面，也能確實提升自己的評價。重點是，只做對方「料想得到的範圍內」的事，無法打動對方的心。交辦的事項如果只是單純完成對方交代的事就結束的話，無法在他人的記憶中留下印象。當上司交代工作時，先想像這件事具有什麼樣的意義和目的，早先一步完成。想要成為機靈的人，第一步就是在日常生活中訓練想像力和行動力。
以回報的速度，贏得對方信賴
機靈力有個重要的要素就是「回報迅速」。例如，假設上司要你去預約接待用的餐廳，你馬上採取行動，依吩咐訂好了位，卻沒有跟上司報告這件事的話，會如何呢？
你可能會被認為是個失職的員工，也就是等到接待客戶之日接近時，上司問你「餐廳訂好了嗎」，這時才回答「訂好了」的人。切勿認為只要確實做完交辦的事就算完成了。之後還要報告結果才能算真正完成一件任務。報告愈是迅速，對方愈是會評價你「細心周到」。指示或委託別人做事的人如果沒收到結果的報告，會一直處在不安的狀態，所以在執行任務時不應該忘記這一點。因此收到指示後就要記得常常回報結果。
尤其是被交辦重要案子時，不只是結果，還要報告目前的進展「那件事現在的狀態如何」。要是進展得不順利，更要思考不順利的原因或準備「自己認為這樣做比較好」的替代方案，請求上司裁決。為了讓工作進行順利，應共享必要的資訊，這需要經常回報才得以成立。沒有上司會認為部屬的報告很多、很煩人。機靈的部屬少不了「報告、聯絡、商量」的工作。
當上司交代「有空再做」時，要優先把這件事處理好
上司交辦的事情當中，也有不是那麼緊急的事。這種時候，上司會說像是「有空再做就好，把資料蒐集給我」這樣的話。
那些不懂得察言觀色的人會真的「照吩咐」把這件工作往後推延。結果，時間經過愈久，愈覺得處理這件事很麻煩。機靈的人不會真的聽信老闆「有空再做」這句話，他們的做法是立即著手開始蒐集資料，迅速因應交辦的事項。「有空再做」這句話要當成上司顧慮到部屬工作忙碌的「客氣話」。這是「不好意思麻煩你」的心情顯現在退讓一步的委託說法。
如果發現藏在話語背後的「體貼」，就應該回應這份心意。而部屬最好的回禮就是「優先處理這件工作」。把「總有一天要做的工作」轉化成「現在就要動手的工作」也能讓自己的精神層面維持在更正面積極的狀態。
先解決愈往後延愈是掛心的事項之後，自己也能專心在重要的工作上，連帶也使得工作更有效率。
受人之託時，就算先擱置自己手邊的事也要提出成果是很重要的。早先一步提出預料之外的結果，對方也愈開心。察覺別人的心意就馬上採取行動因應，從中獲得的好處是無可計量的。
以小小的謊言，減輕對方內心的負擔
機靈的人是能「若無其事對人體貼」的人。以自然的方式接受小小的體貼，任誰都會產生感恩的心情。不過，同樣是親切的行為，若是強迫別人接受反而會招來反感，而不是感謝。當自己要做到不著痕跡的親切時，很多時候需要有製造偶然的技巧。例如，當上司要求已經忙得不可開交的同事去影印資料時，就可以假裝成「我也有東西要影印，順便幫你印」的方式。這種「小小的謊言」具有消除對方「內心負擔」的效果。因為對方不覺得是「請你特意去做」，能夠率直地致謝。當你受到這種機靈的對待時，不會說「不好意思」、「對不起，麻煩你」，而會坦率地說出「謝謝」，對方也會覺得心情好。
面對有困難的人，有種人很喜歡照顧別人，但也應該把持一定的限度。比方說，某人有十件未完成的工作，只幫他負擔其中一項就好，懂得這樣「幫小忙」的人才是機靈的人。若想和有困難的人一起承擔，而幫他接下五、六項工作的話，之後一定會出現為難的情況。只幫點小忙，並且不讓對方有所顧慮，就能讓雙方感覺愉悅。切記不要擅自過度相信自己能幫上別人的大忙或侵入對方的領域。
最近剛成為社會新鮮人的朋友，常跟我抱怨不知道老闆要什麼，總是無法符合老闆的期待，而喜歡彙整資料的我絕對是網羅多方資料，將學習到的知識總結成以下的三個「向上管理」的建議以及具體做法。
一、老闆交辦事項不要只是用腦袋記憶，要拿筆記下來，且運用5W1H的方式檢視檢視
拿筆記下來一部分是可以讓老闆放心，覺得「我說的話有受重視」，另外，你應該不只記老闆說的話，還要思考目的與做法是什麼。最簡單的方法，可以用5W1H預先列好空格，一邊聽老闆的任務交辦，一邊逐一確認並填上。
- Why：釐清老闆為什麼要做這件事，目的是什麼，你的思考與行動才能跟老闆同步。弔詭的是，有時連老闆自己可能都沒想清楚，問清楚之後可能有些事根本不用做，或是有更好的解法。
- What：老闆確切要的是什麼，產出會長成什麼樣子？例如老闆要蒐集公司名單，那要做到什麼程度？需要有電話地址嗎？要知道這間公司的業務範圍嗎？
- When：老闆什麼時候要？我什麼時候先給初版？關於時間，其實這是新人最常出問題的地方，請看以下第二點討論。
- Who：這個任務要和誰合作？可以尋求誰的支援？我的產出是哪個部門會使用？可能影響到哪個部門？這是進階問題，在公司工作常要與其他部門協作，尤其部門主管的角色，會更在乎和其他部門的關係。瞭解這份產出跟其他部門的關係，哪些資源你是可以運用的，哪些雷你不能踩，會讓老闆安心不少。
- Where：有時任務有地域性之分，例如辦活動時，要跟老闆確認希望在哪裡執行，交通與場地狀況如何。
- How：不是問老闆怎麼做，而是先大致想過自己要怎麼做，並和老闆討論，例如：「我打算先在網路上搜尋，或是找找看有沒有產業公會的網頁，老闆你有什麼建議嗎？」
不要怕問問題。初期你可能不知道該問什麼問題，但若你問的問題的架構是以上5W1H的方式詢問，老闆不會覺得你很煩，他會覺得你很有sense！一個稱職的下屬應該要管理老闆的期待，不要時間到了，他卻發現
1.你東西出不來（沒有釐清when與優先順序、沒有抓緩衝時間）
2.那個東西不是他要的(沒有釐清Why與What，沒有提早確認)
3.你莫名搞砸了和某部門的關係(沒有釐清Who)
二、不要壓出太積極的時間，甚至要反過來抓緩衝時間
初出社會常常心中充滿熱血，想好好表現，所以會壓出太過積極的時間，但仔細思考一下你認為老闆喜歡以下哪一種人呢？
1.壓的時間很積極，但時間到了東西出不來或品質不好
2.一開始拉長時間，但死線還沒到就先給老闆成果
不要怕抓緩衝時間會讓老闆覺得你能力不好、效率不佳，若是你提的時間老闆不能接受，他一定會告訴你，你們可以討論為什麼他的估計和你的估計有不同。當你提的時間老闆可以接受，而你又提早把成品給他，對老闆來說是不是反而是驚喜？而且你還留了讓老闆修改調整的空間，出來的成品是不是會更符合他的期待？
但要怎麼抓緩衝時間才能抓得巧呢？我在網路上整理出5個準則：
1. 原則上不會答應當天給，很少有事情這麼急迫的，答應當天給沒有任何緩衝，隔天給，至少晚上能加班完成（哭），且會把對方寵壞把事情拖成急事再找你。
2. 一般狀況會抓多一些的緩衝時間，任務的範圍越大，抓越長的緩衝時間。
3. 對自己越不熟的東西或自己手上的任務越多的時候，需要抓越長的緩衝時間，因為不確定性增加了，你不知道其他任務會不會用掉超乎你預期的時間。
4. 抓時間會盡量跨過週末。因為最慘的狀況，我還能假日加班補救（再哭）
5.會在時間到之前，提早拿一個版本跟老闆討論，老闆會覺得你游刃有餘，且你做出來的東西更符合他的期待
三、讓老闆知道你手上的工作清單與優先順序
你的手上可能有許多交辦事項，有時是自己的規劃，有些是其他部門的合作事項，有時是老闆交辦的，但他根本忘了自己曾交代這麼多，所以在接下任務的同時，也要跟老闆確認先後次序，要讓老闆知道這個新任務，會怎麼樣影響到其他你已經答應的任務，你的優先次序也許根本和老闆不同。當你卯足全力完成A任務，他卻問你你毫無進度的B任務時，你會後悔莫及。
你應該要維護一個「任務清單」，依照重要性排列，並列出你估計需要的完成時間，這樣老闆的任務一來，你可以直接攤給他看，並直接挪移並確認「如果要加這個，這個任務會晚五天，可以嗎？」（當然老闆會不會接受是另一件事，但要訓練他學會尊重你的時間，一切都是有機會成本的）
以上是我經過蒐集整理及彙整出來的「向上管理」的做法，運用方法讓自己做事更順利之外，也讓老闆可以更信任你。讓自己的職場生活更加順遂，將時間花在處理問題上面，優化自己向上管理方式。
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